Không nghi ngờ gì nữa, bạn đã nghe về AI chatbot (chatbot ai) và bạn không phải là người duy nhất. Có hơn 1,2 triệu đề cập đến AI chatbot gần đây, tăng đáng kể lên đến 440% so với năm trước. Chatbot AI trong lĩnh vực nhân sự cung cấp một phương tiện để giảm bớt các công việc quản lý phiền toái, giải phóng khả năng tập trung vào các sáng kiến mang lại giá trị.

AI chatbot & HR assistant

HR chatbot/HR assistant là gì?

HR chatbot là các chương trình phần mềm sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI) để xử lý các chức năng nguồn nhân lực như trả lời câu hỏi cơ bản, thực hiện các nhiệm vụ và cung cấp hỗ trợ. Theo báo cáo của Precision Reports, thị trường HR chatbot dự kiến sẽ tăng trưởng đáng kể từ năm 2023 đến năm 2030. Mỹ sẽ đóng vai trò quan trọng trong xu hướng phát triển của HR chatbot. Việc áp dụng cao công nghệ này và sự hiện diện của các công ty lớn trong lĩnh vực này sẽ tạo ra đủ cơ hội tăng trưởng cho thị trường. Nhu cầu tăng trong các ngành thương mại điện tử, BFSI, viễn thông, chính phủ, giáo dục, thực phẩm và đồ uống ảnh hưởng trực tiếp đến sự phát triển của HR chatbot.

HR chatbots là các trợ lý ảo được trang bị trí tuệ nhân tạo (AI) nhằm thực hiện các yêu cầu và nhiệm vụ trong lĩnh vực nhân sự. Chúng sử dụng xử lý ngôn ngữ tự nhiên (NLP) để hiểu câu hỏi từ nhân viên và ứng viên, cung cấp thông tin liên quan hoặc hoàn thành các hành động. Hãy tưởng tượng chúng như những đại diện nhân sự tự phục vụ, thân thiện và luôn sẵn sàng 24/7.

Theo báo cáo Tình hình Trí tuệ Nhân tạo (AI) trong Quản lý Nhân sự của Engagedly, tỷ lệ áp dụng AI trên toàn cầu đạt 21%. Ngày càng nhiều công ty nhận ra lợi ích của AI trong việc quản lý nhân viên của mình. Các nhà lãnh đạo quản lý nhân sự toàn cầu đang áp dụng AI để thúc đẩy sự biến đổi trong quản lý nhân sự, với 45% tích hợp AI vào quản lý nhân sự.

Ngoài ra, 65% người tham gia khảo sát cho biết rằng AI đã cải thiện năng suất và hiệu quả trong bộ phận nhân sự của họ. Quản lý hiệu suất, tương tác và sự hài lòng của nhân viên, đào tạo và phát triển, tuyển dụng và thu hút tài năng, cũng như các yêu cầu của nhân viên là năm chức năng hàng đầu mà AI đã ảnh hưởng đáng kể.

Các loại AI chatbot nhân sự (HR assistant)

Có nhiều loại HR chatbots được sử dụng trong lĩnh vực nhân sự, mỗi loại có chức năng và ứng dụng riêng biệt như sau:

1. Tuyển dụng: Phản hồi các câu hỏi cơ bản của ứng viên về công ty và vị trí việc làm, thu thập thông tin ban đầu của ứng viên, lên lịch phỏng vấn, và tiên đoán khả năng tiềm năng của ứng viên bằng cách đánh giá câu trả lời của họ.

2. Hướng dẫn quá trình onboarding: Hướng dẫn nhân viên mới trong quá trình onboard và thảo luận về các chính sách của công ty, quyền lợi, công cụ, và văn hóa. Họ cũng thu thập tài liệu và trả lời các câu hỏi.

3. Nhân sự nội bộ (HR internal): Xử lý các yêu cầu thông thường từ nhân viên như cung cấp thông tin về các chế độ phúc lợi, quy định nghỉ phép, và làm rõ chính sách. Họ cũng có thể cập nhật thông tin của nhân viên, theo dõi điểm danh, và hướng dẫn nhân viên đến các nguồn lực nhân sự liên quan.

4. Khảo sát và phản hồi: Tiến hành các cuộc khảo sát nhân viên (khảo sát nhịp tim, khảo sát ra đi, khảo sát cam kết) và thu thập phản hồi và tâm trạng của nhân viên để cải thiện văn hóa làm việc.

5. Gắn kết nhân sự: Hỗ trợ cải thiện trải nghiệm của nhân viên bằng cách cung cấp truy cập vào các tài nguyên của công ty, cho phép nhân viên giao tiếp với nhau, thu thập phản hồi từ nhân viên về văn hóa và thực tục kinh doanh, và quảng cáo các sự kiện của công ty.

6. Chăm sóc sức khỏe: Đáp ứng các vấn đề liên quan đến sức khỏe, cung cấp hỗ trợ về tâm lý và kết nối nhân viên với các nguồn lực chăm sóc sức khỏe.

7. Đào tạo và phát triển: Hỗ trợ nhân viên truy cập vào tài liệu đào tạo, tiến cử các khóa học đào tạo, và trả lời các câu hỏi liên quan đến đào tạo.

8. Quản lý hiệu suất: Hướng dẫn quản lý và nhân viên trong quá trình đánh giá hiệu suất, đặt mục tiêu và cung cấp phản hồi.

9. Phân tích nhân sự: cho phép nhân sự truy cập vào phân tích và nhận thông tin để đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu liên quan đến kế hoạch nhân sự, quản lý tài năng, và cam kết của nhân viên.

Ưu điểm của việc sử dụng AI chatbot nhân sự (HR chatbot)

Tăng cường hiệu quả: AI Chatbot có thể tối ưu hóa luồng công việc và tự động hóa các nhiệm vụ HR lặp đi lặp lại, giúp nhân viên HR tập trung hơn vào việc thực hiện các nhiệm vụ chiến lược hơn.
Nâng cao tính tiện lợi: AI Chatbot cung cấp thông tin và hỗ trợ 24/7 để có thể giải quyết các vấn đề của nhân viên một cách nhanh chóng.
Cải thiện trải nghiệm của nhân viên: AI chatbot giúp nhân viên tự phục vụ và kiểm soát nhu cầu HR của họ bất kỳ lúc nào, ở mọi nơi.
Tiết kiệm chi phí: Giảm chi phí hoạt động của HR liên quan đến xử lý các yêu cầu cơ bản.
Tăng cường sự hứng thú của nhân viên: Chatbot có thể cung cấp một nền tảng giao tiếp thuận tiện và dễ tiếp cận giữa nhân viên và quản lý.
Quyết định tốt hơn: HR chatbot thu thập dữ liệu quý giá từ tương tác của nhân viên, giúp HR nhận diện các lĩnh vực cần cải thiện.
Tuân thủ tốt hơn: Cung cấp thông tin nhất quán và chính xác về chính sách và quy trình, giảm thiểu rủi ro do sai sót của con người và đảm bảo tuân thủ theo luật pháp.
Hỗ trợ đa ngôn ngữ: Chatbot có thể hỗ trợ nhiều ngôn ngữ và cung cấp các tùy chọn tiếp cận cho nhân viên có khuyết tật, phục vụ cho một lực lượng lao động đa dạng. Nó cũng loại bỏ sự thiên vị trong việc cung cấp thông tin, điều mà không thể có được trong giao tiếp con người.

Nhược điểm của việc sử dụng AI chatbot nhân sự

Mặc dù có nhiều lợi ích khi sử dụng chatbot trong lĩnh vực nhân sự, nhưng cũng có một số hạn chế cần xem xét:

1. Khả năng hạn chế: Chatbot có thể không hiểu được những vấn đề tinh tế hoặc phức tạp của nhân viên, điều này đòi hỏi sự đánh giá của con người ví dụ như không thể hiểu được sự mỉa mai, cảm xúc hoặc bối cảnh một cách hoàn toàn.
2. Thiếu sự gần gũi: Cảm giác thiếu cá nhân, đặc biệt khi xử lý các vấn đề nhạy cảm. Không thể thay thế được sự đồng cảm và giao tiếp tự nhiên của con người.
3. Lo ngại về quyền riêng tư dữ liệu: Dữ liệu được thu thập bởi chatbot cần được xử lý đúng cách và tuân thủ các biện pháp bảo mật và quyền riêng tư. Việc sử dụng dữ liệu cũng phải minh bạch để tránh vi phạm quyền riêng tư và niềm tin của nhân viên.
4. Chi phí triển khai: Việc phát triển và triển khai ban đầu có thể rất đắt đỏ. Nó cũng đòi hỏi tích hợp dữ liệu (Tuy nhiên với dịch vụ thuê bao của aichatbot.com.vn chi phí đã giảm đi rất nhiều so với tự phát triển hoặc thuê một đơn vị triển khai từ đâu).
5. Sự cố kỹ thuật: Chatbot cũng có thể gặp sự cố hoặc hiểu sai các truy vấn, dẫn đến sự thất vọng của nhân viên. Thuật toán điều khiển chatbot có thể thừa hưởng các định kiến từ dữ liệu đầu vào. Việc theo dõi cẩn thận và các chiến lược sao lưu và giảm thiểu mạnh mẽ từ phía công nghệ thông tin là rất quan trọng.

Có 3 lý do để giới thiệu trợ lý HR ảo (AI chatbot)

Lý do đầu tiên rất rõ ràng: chatbot giúp tiết kiệm chi phí bằng cách hoàn thành các nhiệm vụ lặp đi lặp lại mà không cần tương tác của con người. Họ cũng tiết kiệm thời gian: chatbot có thể xử lý các nhiệm vụ này nhanh hơn nhiều so với con người. Họ có thể xử lý nhiều khách hàng cùng một lúc, và họ không phiền lòng khi làm điều giống nhau điều này nhiều lần. Recii là một ví dụ về công ty giúp các nhà tuyển dụng xác định ứng viên phù hợp nhanh hơn nhiều.

Thứ hai, chatbot mang lại tính nhất quán: một nhân viên có thể đặt cùng một câu hỏi theo nhiều cách, sử dụng từ ngữ khác nhau. “Lương tháng này của tôi là bao nhiêu?” yêu cầu câu trả lời giống như “Tôi sẽ nhận được bao nhiêu vào ngày trả lương?”. Chatbot nhìn vào ‘ý định’ đằng sau câu hỏi và cung cấp câu trả lời dựa trên những gì họ đã học được. Chúng ta sẽ xem xét Leena AI để khám phá tương tác tự động với nhân viên.

Và cuối cùng, có tương tác chính bản thân: cuộc trò chuyện. Thường, mọi người cảm thấy thoải mái hơn khi nói chuyện với “không phải con người”. Họ chia sẻ những điều với máy móc mà họ không muốn thảo luận với một người. Và vì vậy, việc hiểu xem mọi người có hạnh phúc trong công việc và giúp họ duy trì sự tương tác là điều mà Max by Humaxa làm tốt nhất.

Khi tôi bắt đầu trò chuyện với các công ty trẻ đang phát triển các giải pháp trong lĩnh vực này, một trong những điều đầu tiên tôi học được là họ không nói về chatbot: đó chỉ là công nghệ. Họ nói về trợ lý ảo vì các giải pháp của họ cung cấp một dịch vụ. Hãy xem xét kỹ hơn về cách những trợ lý ảo này đang thay đổi cách phục vụ dịch vụ HR.

Tóm lại

Chatbot nhân sự có thể giúp các chuyên gia nhân sự với các nhiệm vụ quản lý hành chính, giải phóng thời gian quý báu mà có thể dành cho việc cung cấp giá trị cho doanh nghiệp. Từ việc giải quyết các vấn đề cơ bản của nhân viên đến cung cấp dịch vụ nhân sự, chatbot đã nâng cao cách các công ty thu hút, phục vụ và giữ chân nhân viên. Khi công nghệ tiến triển, chúng ta có thể mong đợi thêm nhiều loại chatbot tiên tiến và hiệu quả hơn để cải thiện thêm chức năng nhân sự và trải nghiệm của nhân viên.

Tuy nhiên, các chuyên gia nhân sự cần nhớ rằng chatbot không nên thay thế sự chạm vào con người trong nguồn nhân lực. Cần có sự cân bằng giữa công nghệ và sự tham gia của con người để nhận được những lợi ích tốt nhất.